Если не выдали дело
Что делать, если не выдали дело? 
Этот вопрос беспокоит многих посетителей. Давайте рассмотрим возможные причины отказа и пути, как все же получить доступ к необходимым документам.
Согласно "Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации...", отказ может произойти по следующим причинам
1) Физическое состояние документа
Если документ ветхий, его вам, вероятно, не выдадут. Критерий неудовлетворительности физического состояния дела сформулирован в одной фразе: "с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации". На практике это значит, что документ можно признать ветхим как в случае, когда он действительно рискует рассыпаться от каждого прикосновения, так и в ситуации, когда осыпаются поля без текста на одном листе в книге толщиной 500 листов. Чтобы не вызвать нареканий со стороны руководства сотрудникам хранилища проще перестраховаться и не выдать дело, даже если угроза его физическому состоянию не самая существенная. Читателям остается а) попросить о встрече с заведующим хранилищем, объяснить ему, почему вам очень важно ознакомиться с документом и уточнить, точно ли состояние документа его исключает; шанс, что вам пойдут навстречу невелик, но он есть; б) настоятельно интересоваться сроками реставрации или отправить запрос на платное копирование или составление архивной справки (если дело большое и неизвестно, есть ли в нем нужная вам информация).
2) Уже выдано другому пользователю или специалисту архива для служебных целей
В таком случае остается только ждать. Максимальный срок отказа в выдаче по этому основанию 120 рабочих дней (Приказ Росархива № 143, п. 3.6). Следует обратить внимание, что работники архива не обязаны вас информировать об освобождении дела, поэтому нужно быть настойчивым, "следить" за вашим документом и писать требования.
3) Личное дело или документ, содержащий семейную тайну
Если дело содержит личные данные и с момента его создания прошло менее 75 лет, а вы не можете подтвердить родственные связи с человеком, тогда есть два варианта действий. Самый простой – дождаться рассекречивания, ведь по закону после 75 лет хранения архивные данные открываются, и с ними может ознакомиться любой человек. Более сложный вариант – связаться с родственниками человека, личное дело которого вас интересует, чтобы получить к нему доступ.
Есть отдельные ситуации, когда официально дела вообще нельзя получить: секретность, гостайна, срок давности менее 75 лет и др.
P.S. Один лайфхак, как быстро получить сведения из документа, который отказываются выдавать.
Вы можете выступить от лица органа власти, научной организации или частной фирмы. К запросам организаций (особенно научных) в архивах традиционно относятся с большим вниманием и обычно, исполняют быстрее. Например, студенты могут заручиться письмом своего научного руководителя или декана на бланке вуза, где будет указано, что их запрос важен для исследовательского проекта. Те, у кого есть знакомые директора фирм, могут попытаться договориться с ними (но придется проявить изобретательность, чтобы запрос выглядел мотивировано). Запросы, связанные с реализацией функций органов власти и местного самоуправления архивы имеют приоритет и должны выполняться бесплатно (Закон «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 26, п. 7). Поэтому, если запрос на копирование нужных вам дел пошлет, например, глава районной администрации / муниципалитета (которого надо будет заинтересовать проектом), то он, возможно, будет исполнен не только быстро, но и бесплатно. Однако нужно обосновать, почему документы важны именно для исполнения должностных обязанностей (например, уточнение первого упоминания населенного пункта может быть важно для организации таких мемориальных мероприятий, как день города).
